Τηλεδιάσκεψη ονομάζεται η "συνάντηση" απομακρυσμένων χώρων μέσω ενός δικτύου επικοινωνίας. Σκοπός είναι η ανταλλαγή εικόνας και ήχου μεταξύ των πλευρών και μάλιστα με δυνατότητα παρέμβασης από όλους τους συμμετέχοντες. Απαραίτητο συμπλήρωμα σε μια τηλεδιάσκεψη αποτελεί η δυνατότητα ταυτόχρονης χρήσης εφαρμογών (application sharing), μέσω της οποίος οποιοσδήποτε συμμετέχει σε μία τηλεδιάσκεψη έχει τη δυνατότητα να "μοιραστεί" με τους απομακρυσμένους χώρους υλικό σε ηλεκτρονική μορφή. Η επιλογή του τρόπου με τον οποίο θα οργανωθεί ένας κόμβος, έτοιμος για συμμετοχή σε τηλεδιάσκεψη, εξαρτάται από τις απαιτήσεις των σεναρίων που πρόκειται να υλοποιηθούν με τη χρήση του.
Ο εξοπλισμός πρέπει να τοποθετηθεί με τέτοιο τρόπο, ώστε όλοι όσοι βρίσκονται στην αίθουσα να μπορούν να συμμετέχουν χωρίς πρόβλημα στις τηλεδιασκέψεις που θα λαμβάνουν χώρα εκεί. Δεδομένης της τοποθέτησης των επίπλων εντός της αίθουσας, θα επιλεγεί η πλευρά εκείνη που επιθυμείται να στρέφονται οι συμμετέχοντες για την παρακολούθηση της συζήτησης. Προς αυτήν την πλευρά, κοντά στα γραφεία όπου θα κάθονται οι παρευρισκόμενοι, θα τοποθετηθεί ο τηλεοπτικός δέκτης. Το ανεξάρτητο σύστημα τηλεδιάσκεψης θα εγκατασταθεί είτε επάνω στην τηλεόραση, είτε μπροστά σε αυτήν και σε υπόβαθρο ύψους όμοιου με τα γραφεία. Στον τοίχο της ίδιας πλευράς θα αναρτηθεί η επιφάνεια προβολής. Ανάλογα με τις χωρητικές δυνατότητες της κάθε αίθουσας, θα εκτιμηθεί η δυνατότητα σταθερής τοποθέτησης του τηλεοπτικού δέκτη. Αν ο τελευταίος παρεμποδίζει την παρακολούθηση της επιφάνειας προβολής, τότε θα τοποθετηθεί σε κινούμενη βάση (π.χ. κυλιόμενο τραπεζάκι). Το προβολικό θα στερεωθεί στην οροφή, σε κατάλληλη θέση, από άποψη απόστασης και ευθυγράμμισης, σε σχέση με την επιφάνεια προβολής.
Από πλευράς καλωδίωσης, θα υπάρχουν οι εξής σταθερές συνδέσεις: η κάρτα γραφικών του προσωπικού υπολογιστή με τη μία VGA είσοδο του προβολικού και η κύρια έξοδος του συστήματος τηλεδιάσκεψης με τη μία video είσοδο του τηλεοπτικού δέκτη. Θα υπάρχει, κοντά στα γραφεία, καλώδιο VGA ελεύθερο στο ένα άκρο, του οποίου το δεύτερο άκρο θα είναι συνδεδεμένο στη δεύτερη VGA είσοδο του προβολικού. Αντιστοίχως θα υπάρχουν αναμονές και για τις video εισόδους του προβολικού αλλά και για τις υπόλοιπες εισόδους του τηλεοπτικού δέκτη. Η έξοδος του μίκτη του συστήματος των μικροφώνων θα συνδέεται στο σύστημα τηλεδιάσκεψης.
Ο εξοπλισμός θα εγκατασταθεί σε χώρους που θα υποδειχθούν στον Ανάδοχο. Με την εγκατάσταση θα προσφέρονται τα απαραίτητα καλώδια για την σύνδεση με το δίκτυο δεδομένων και δίκτυο παροχής ρεύματος και όλα τα επιπλέον εξαρτήματα που ενδέχεται να χρειαστούν, όπως επίσης και τα απαιτούμενα έπιπλα (τραπεζάκια, βάσεις στήριξης, κ.τ.λ.).